Datenschutzerklärung für Videokonferenzen
Berlin, Juli 2024
Die OKF (Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.) betreibt ihre eigene Instanz der Benutzeroberfläche für BigBlueButton, Greenlight (https://meet.prototypefund.de/).
Im Folgenden erklären wir, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken speichern und verarbeiten. Personenbezogene Daten sind alle Daten, durch die ihr identifizierbar seid, wie zum Beispiel euer Name, eure E-Mail-Adresse oder eure IP-Adresse.
- Verantwortliche und Kontaktmöglichkeiten der Datenschutzbeauftragten
- Allgemeine Nutzung von Stackspin-Diensten (Logfiles)
- Erstellung eines Accounts
- Kommunikation auf Zulip
- Zusammenarbeit auf HedgeDoc
- Empfänger:innen der Daten
- Betroffenenrechte
1. Verantwortliche und Kontaktmöglichkeiten der Datenschutzbeauftragten
Open Knowledge Foundation Deutschland e.V.
Singerstr. 109 | D-10179 Berlin E-Mail: datenschutz@okfn.de [OpenPGP]Tel.: 0049-30-97894230 Fax: 0049-30-85102320
Unsere externe Datenschutzbeauftragte ist Beata-Konstanze Hubrig von der Rechtsanwaltskanzlei https://kanzlei-hubrig.de/.
2. Technische Auslieferung der Webanwendung (Logfiles und Cookies)
Daten
Beim Zugriff auf BigBlueButton registriert der Webserver unseres Hosters automatisch Zugriffe auf die Websites und dabei insbesondere Ihre IP-Adresse. Zudem legt unser Hoster sog. Logfiles an. Diese Informationen bleiben für uns anonym. Ein Rückschluss auf eine Person ist somit nicht möglich. Die Logfiles enthalten die folgenden Informationen:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- abgerufene URL
- Browser
Darüber hinaus werden verwendet BigBlueButton für die Funktion der Website unbedingt erfolderliche Cookies, um beispielsweise zu verfolgen, ob Nutzer*innen eingeloggt sind.
Zwecke
Die Verarbeitung Ihrer IP-Adresse während des Verbindungsaufbaus und der durch über funktionale Cookies erhobenen Daten erfolgt, damit wir Dir die Seiten zur Verfügung stellen können. Die Speicherung der Logfiles dient der Systemsicherheit.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Erhebung der oben genannten Daten und deren Speicherung in Logfiles ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken überwiegt Dein Interesse am Schutz dieser Daten. Rechtsgrundlage für die Verwendung von Cookies ist darüber hinaus Art. 25 Abs. 2 TTDSG.
Speicherdauer
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach acht Tagen.
3. Konferenzteilnahme
Daten
Wenn du ohne Account einer Videokonferenz beitrittst verarbeiten wir folgende Daten:
- selbst gewählter Name
Zusätzlich werden diese Daten gespeichert, sofern du sie durch deine Interaktionen während der Videokonferenz zur Verfügung stellst:
- eigenes Video und Audio
- geteilte Dokumente (z. B. Präsentationen, Tabellen, Grafiken, Texte, Audio, Video)
- Nachrichten im Chat
- Notizen und Zeichnungen
- Umfragen und Umfrageantworten
In bestimmten Fällen und nur mit einer zusätzlichen vorherigen Einwilligung können Videokonferenzen aufgezeichnet werden.
Zwecke
Die oben gennanten Daten verarbeiten wir, um die Videokonferenzen mit den genannten Funktionen veranstalten zu können. Die Videokonerenzen dienen als Informations- und Vernetzungsangebote für interessierte Bewerber*innen und Geförderte sowie für die Zusammenarbeit der am Prototype Fund beteiligten Projektpartner.
Rechtsgrundlage
Die oben genannten Daten verarbeiten wir unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO). Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken überwiegt Dein Interesse am Schutz dieser Daten - es sei denn, wir zeichnen eine Videokonferenz auf. Dann fragen wir nach deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).
Speicherdauer
Sofern keine Aufnahme mit expliziter Einwilligung stattfindet, speichern weder die Open Knowledge Foundation noch der beauftragte Hosting-Dienstleister die oben genannten Daten. Alle Daten werden gelöscht, sobald ein Konferenzraum geschlossen wird. Wenn eine Videokonferenz aufgenommen werden soll, wird eine dem Zweck der Aufnahme entsprechende Speicherdauer festgelegt und zusammen mit der Einwilligungsabfrage kommuniziert.
4. Accounts
Daten
Grundsätzlich lässt sich BigBlueButton ohne Account nutzen und nur Teammitglieder der Open Knowledge Foundation haben persönliche Accounts, um Videokonferenzen auszurichten. In Accounts speichern wir folgende Daten:
- Name
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Nutzer*innenrolle (Admin, Nutzer*in)
- Nutzer*innenstatus (aktiv, wartend, gesperrt, gelöscht, eingeladen)
- Registrierungszeitpunkt (Datum und Uhrzeit)
- Sprache (Browsersprache als Default)
- zugeordnete Räume
- aufgenommene Videokonferenzen
Zwecke
Die Registrierungsdaten benötigen wir, um einen Account erstellen zu können. Accounts sind erforderlich, weil nur authentifizierte Personen unsere BigBlueButton-Instanz für eigene Videokonferenzen nutzen dürfen.
Rechtsgrundlage
Die Daten von Mitarbeiter*innen der Open Knowledge Foundation dürfen wir verarbeiten, weil das im Rahmen der Zwecke des Arbeitsverhältnis erforderlich ist (Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG). Sollten andere Personen einen Account erhalten, fragen wir vorhab nach einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO).
Speicherdauer
Die Accountdaten speichern wir so lange, bis ein*e Mitarbeiter*in die Open Knowledge Foundation verlässt oder auf expliziten Wunsch per E-Mail an info@prototypefund.de.
5. Empfänger*innen der Daten
Mit dem Hosting unserer BigBlueButton-Instanz haben wir das estnische Unternehmen Cloud68.co OÜ (https://cloud68.co/) beauftragt.
6. Betroffenenrechte
Die Datenschutz-Grundverordnung garantiert dir gewisse Rechte, die Du uns gegenüber – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – geltend machen könnst.
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du hast das Recht, von uns eine Auskunft darüber zu verlangen, ob wir dich betreffende personenbezogene Daten verarbeiten und wenn ja, welche das sind sowie die näheren Umstände der Datenverarbeitung.
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du hast das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung dich betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Dabei hast du unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du hast unter den in Art. 17 DSGVO beschriebenen Bedingungen das Recht, von uns zu verlangen, dass dich betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden.
- Recht und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du hast unter den in Art. 18 DSGVO beschriebenen Bedingungen das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du hast das Recht, im Falle der Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrags, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder die Daten direkt an den anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen, soweit dies technisch machbar ist.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits erforderlich ist, Widerspruch einzulegen. Die Gründe musst du uns mitteilen.
- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 19 BDSG): Du hast das Recht, jederzeit Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.
Für uns ist folgende Aufsichtsbehörde zuständig. Du erreichst sie wie folgt:
Die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Alt-Moabit 59-61 | D-10555 Berlin https://www.datenschutz-berlin.de/E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.deTel.: 0049-30-138890 Fax: 0049-30-2155050