Conflict of Interest Policy

Durch seine Struktur und Organisation ist der Prototype Fund besonders nah an seiner Community. Die starke Einbettung der Fördermaßnahme in die NGO-Landschaft sowie die vielen Kontakte in verschiedenen Freie- und Open-Source-Communities sind eine Stärke des Prototype Fund, führen jedoch auch zu gewissen Risiken. Fördermaßnahmen müssen fair und transparent sein, doch durch enge Vernetzungen können Situationen entstehen, in denen Menschen, Organisationen oder Themen bewusst oder unbewusst bevorzugt oder benachteiligt werden.

Ziel dieses Dokuments ist es, klare Richtlinien für die Förderung und Zusammenarbeit mit Menschen und Organisationen zu definieren, die dem Prototype Fund nahestehen. Dazu zählen insbesondere die Open Knowledge Foundation Deutschland e. V. (OKF), Juror*innen sowie Projektpartner*innen und Dienstleister*innen des Prototype Fund.

Neben dieser "Conflict of interest Policy" gelten weitere Regelungen, insbesondere die Regeln zur Jurytätigkeit sowie des teaminternen Bewerbungsreviews.

1. Bewerbung

Allgemeines

Der Prototype Fund ist Teil der OKF und generell stark mit verschiedenen FOSS-Communities vernetzt. Konkret bedeutet dies, dass das Team viele Personen kennt, die sich potentiell für eine Förderung durch den Prototype Fund bewerben möchten. Hinzu kommt, dass sich regelmäßig Alumni*ae für weitere Runden bewerben.

Dass diese Situation zu unterschiedlichen Wissensständen der Bewerber*innen über den Prototype Fund führt, ist eine Tatsache, die wir als Team anerkennen. Im Bewerbungskontext sorgen wir dafür, dass alle Bewerber*innen im Prozess gleichbehandelt werden:

Förderfähigkeit

Förderung von Dienstleistern des Prototype Fund

Dienstleister des Prototype Fund, die eine regelmäßige inhaltliche Arbeit leisten (z. B. Coaches, Hosting-Dienstleister), können sich nach einer sogenannten "Cooling-Off-Periode" bewerben: Zwischen dem Ende der Zusammenarbeit mit dem Prototype Fund oder mit dem Dienstleister des Prototype Fund und der Bewerbung müssen mindestens drei Monate liegen.

Alle weitere Dienstleister des Prototype Fund (z. B. Keynote-Speaker*innen) können sich direkt nach Beendigung der Arbeit mit dem Prototype Fund oder mit dem Dienstleister des Prototype Fund bewerben.

Förderung ehemaliger Teammitglieder des Prototype Fund

Hauptamtliche Mitarbeiter*innen des Prototype Fund können sich nicht für den Prototype Fund bewerben. Ehemalige hauptamtliche Mitarbeiter*innen des Teams Prototype Fund in der OKF können sich nach einer sogenannten "Cooling-Off-Periode" bewerben: Zwischen dem Ende des Arbeitsverhältnisses und der Bewerbung müssen mindestens zwei Jahre liegen.

Förderung ehemaliger Teammitglieder der OKF

Hauptamtliche Mitarbeiter*innen der OKF können sich nicht für den Prototype Fund bewerben. Ehemalige hauptamtliche Mitarbeiter*innen der OKF können sich nach einer sogenannten "Cooling-Off-Periode" bewerben: Zwischen dem Ende des Arbeitsverhältnisses und der Bewerbung müssen mindestens drei Monate liegen, wenn die Person bis zu einem Jahr bei der OKF beschäftigt war, und mindestens sechs Monate, wenn die Person mehr als ein Jahr bei der OKF beschäftigt war.

Ehemalige Teammitglieder eines OKF-Projekts können sich nicht mit einer Idee bewerben, die spezifisch für die Anwendung in einem OKF-Projekt konzipiert sind.

Förderung von Projekten der OKF

Projekte der OKF können nicht vom Prototype Fund gefördert werden. Dies gilt sowohl für Projekte, die von der OKF professionell durchgeführt werden als auch für Community-Projekte, die offiziell Teil der OKF sind (z. B. Projekte, die die OKF im Impressum nennen).

Externe Projekte, die punktuell mit der OKF zusammengearbeitet haben (z. B. Projektpartnerschaft, gemeinsame Antragstellung), können sich nach einer Cooling-Off-Periode von 3 Monaten um eine Förderung durch den Prototype Fund bewerben.

2. Auswahlprozess und Jury

Die Projekte des Prototype Fund werden in einem zweistufigen Auswahlprozess ausgewählt. Zunächst erstellt das Team des Prototype Fund bei der OKF gemeinsam mit dem DLR Projektträger eine Shortlist mit den förderfähigen Projekten. Die Projekte der Shortlist werden im zweiten Schritt durch eine externe Jury bewertet und ein Fördervorschlag ausgearbeitet. Die finale Freigabe für die Förderung erfolgt durch das Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt.

Interner Auswahlprozess (Shortlist)

Wenn ein Mitglied des Prototype Fund Teams eine*n Bewerber*in persönlich gut kennt, teilt es dies dem Team mit und nimmt nicht an der Entscheidung teil, ob die Bewerbung für die Shortlist ausgewählt wird. Dies gilt nur für enge persönliche Beziehungen (z. B. Freundschaften, ehemalige Kolleg*innen) - im Zweifelsfall wird im Team diskutiert, ob sich das Mitglied aus der Entscheidung zurückziehen soll.

Jury

Befangenheit der Jurymitglieder

Wenn ein Jurymitglied des Prototype Fund Teams eine*n Bewerber*in persönlich gut kennt, teilt die Person dies dem Team mit und nimmt nicht an der Entscheidung teil, ob die Bewerbung Teil des Fördervorschlags wird. Diese Regel gilt für enge persönliche Beziehungen (z. B. Freundschaften, ehemalige Kolleg*innen) sowie andere Befangenheiten (z. B. Mitarbeit am Projekt oder an einem konkurrierenden Projekt, Partnerschaften, usw.) - im Zweifelsfall wird im Team diskutiert, ob sich das Mitglied aus der Entscheidung zurückziehen soll.

Förderung von Juror*innen

Mitglieder des Jurypools des Prototype Fund können sich um eine Förderung bewerben. Bewirbt sich ein*e Juror*in des Prototype Fund um eine Förderung, nimmt er*sie am gesamten Auswahlverfahren für diese Runde nicht teil.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung nimmt der*die Juror*in während des Förderzeitraums ebenfalls nicht an den Auswahlverfahren des Prototype Fund teil.

Aufnahme ehemaliger Geförderter in die Jury

Ehemalige Geförderte des Prototype Fund verfügen über fundiertes Fachwissen sowie wertvolle Einblicke in die Erfolgskriterien von Prototype Fund-Projekten und stellen eine wichtige Bereicherung für die Jury dar.

Alumni*ae des Prototype Fund können in den Jurypool aufgenommen werden.

Aufnahme von Dienstleistern des Prototype Fund in die Jury

Aktive Dienstleister des Prototype Fund, die eine regelmäßige inhaltliche Arbeit leisten (z. B. Coaches), können nicht in den Jurypool aufgenommen werden.

Sie können nach einer sogenannten "Cooling-Off-Periode" in den Jurypool aufgenommen werden: Zwischen dem Ende der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister und der Aufnahme in den Jurypool müssen mindestens drei Monate liegen.

Wenn eine inhaltliche, regelmäßige Dienstleistung zwischen dem Prototype Fund und einem*r Juror*in initiiert wird, wird der*die Juror*in aus dem Jurypool gestrichen.

Juror*innen des Prototype Fund können Keynotes halten, Seminare geben oder andere einmalige oder kurzfristige Aufträge im Rahmen des Prototype Funds annehmen.

3. Zusammenarbeit über die Projektförderung hinaus

Zusammenarbeit des Prototype Fund mit Alumni*ae

Die Zusammenarbeit mit ehemaligen Geförderten stellt für den Prototype Fund eine Stärke im Sinne des Wissenstransfers und der Vernetzung dar. Ehemalige Geförderte können z. B. in Coaching- oder Seminarformaten wertvolles Wissen mit späteren Förderrunden teilen.

Die Zusammenarbeit zwischen dem Prototype Fund und seinen Alumni*ae sollte nicht während der Förderperiode initiiert werden. Die Zusammenarbeit kann nach Vorlage des Abschlussberichts (spätestens einen Monat nach Ende der Förderung) beginnen.

Im Falle einer erneuten Antragstellung durch die Alumni*ae wird die Zusammenarbeit beendet.

Zusammenarbeit der OKF mit Alumni*ae

Die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Partner*innen ist im Sinne der Nachhaltigkeit der Förderprojekte und wird während der Förderzeit begrüßt. In einigen Fällen kann die OKF eine geeignete Partnerin für Projekte darstellen und eine Zusammenarbeit kann für beide Seiten von Vorteil sein.

Da der Prototype Fund jedoch keine OKF-Projekte fördert, ist diese Zusammenarbeit im Rahmen der Förderung über die Angebote des Prototype Fund hinaus nicht möglich. Konkret sind beispielsweise das gemeinsame Schreiben und Einreichen von Anträgen, der Eintrag der OKF in das Impressum der Projektseite, die Anstellung von Projektteilnehmer*innen bei der OKF oder die öffentliche Kommunikation einer zukünftigen Zusammenarbeit während der Förderzeit ausgeschlossen.

Nach Vorlage des Abschlussberichts (spätestens einen Monat nach Ende der Förderung) kann die Zusammenarbeit beginnen.